Almennar reglur:
- Gert er ráð fyrir að stofnunin reki þrjá bíla, tvo lítið breytta og einn mikið breyttan til jökla og vetrarferða í snjó. Gert er ráð fyrir að mikið breyttur bíll verði einungis notaður til ferðalaga sem krefjast sérhæfðra breytinga hans nema í undantekningatilfellum.
- Bílar verði reknir þannig að hluti kostnaðar við rekstur greiðist af verkefnafé samkvæmt daggjaldi og kílómetragjaldi. Ákvörðun þessara gjalda miðist við tvennt: annars vegar að gjöldin standi undir almennum rekstrarkostnaði bílanna en ekki afskriftakostnaði: hins vegar að kostnaður verkefnanotenda verði um eða undir sambærilegum kostnaði við leigu á almennum markaði.
- Notkun bílanna fylgi gegnsæu bókunarkerfi. Bókunarkerfið feli í sér forgang verkefna Norrænna styrkþega að einum lítið breyttum bíl og forgang verkefna sem fela í sér akstur á jöklum eða vetrarferðir að mikið breyttum bíl.
- Engum verði hleypt undir stýri bílanna nema að undangenginni þjálfun í akstri þeirra. Vanur bílstjóri verði með í öllum leiðangrum sem fela í sér akstur utan aðalvega (þjóðvega og merktra vega). Einungis þaulvanir bílstjórar aki mikið breyttum bílum.
- Tæknimaður (menn) hafi umsjón með bílunum og sjái til þess að þeim sé viðhaldið, að ökumenn fái viðeigandi þjálfun og leiðsögn. Bókun bílanna fer fram gegnum vefsíðu JH: http://www.jardvis.hi.is/page/jardvis_ferdir. Umsjónarmaður bíla afhendir lykla. Sé hann ekki við afhenda staðgenglar hans lyklana, tæknimaður eða húsvörður Öskju. Skrifstofa sjái um gjaldfærslur verkefna.
- Allur akstur bílanna verði bókfærður á viðeigandi verkefni. Bókfært verður daggjald fyrir pantaðan tíma þó svo notkun nái ekki til allra daga bókaðs tímabils. Afbóka þarf með viku fyrirvara ef sleppa á við daggjaldagreiðslu, nema í því tilfelli þegar bíllinn fer í önnur verkefni sem þá greiða daggjaldið.
- Allar bilanir og óhöpp skulu skráð í þar til gerða bók.
Útfærsla:
- Bókanir verði gerðar gegnum sérstakt bókunarform á vefsíðu stofnunarinnar Þær beiðnir berast sjálfkrafa til umsjónarmanns bíla og skrifstofu JH. Skrifstofa JH heldur utan um bókanir og eru þær aðgengilegar á vefsíðu stofnunarinnar. Umsjónarmaður bíla er Þorsteinn Jónsson en hann afhendir lykla. Við fjarveru eða forföll Þorsteins mun Gylfi Sigurðsson hlaupa í hans skarð. Sé hvorugur þeirra við mun húsvörður í Öskju afhenda lykla.
- Bókunum yfir annatímann, 15. maí til 15. september, verður safnað fyrir 22. mars hvert ár og bílunum ráðstafað fyrir það tímabil með samráði forstöðumanns og þeirra verkefnastjóra sem sent hafa inn bókun. Að öðru leyti og fyrir þann tíma sem er aflögu yfir annatímann verður bókunarkerfi bílanna með þeim hætti að sá sem fyrstur bókar tíma hafi þar með forgang að tilteknum bíl þann tíma sem bókaður er. Bókana verður krafist allt árið fyrir alla notkun lengri en tvær klst.
- Ákveðin viðfangsefni verða skilgreind sem forgangsviðföng af forstöðumanni skv. beiðni verkefnastjóra og almennum reglum hér að ofan.
- Til þess að njóta forgangs (styrkþegaverkefni, jökla og vetrarferðir) þarf bókun að eiga sér stað með tveggja mánaða fyrirvara. Að öðrum kosti fellur forgangsréttur niður. 5. Bókanir með meira en sex mánaða fyrirvara verða ekki teknar til greina.
- Bókanir sem gerðar hafa verið liggi frammi á aðgengilegu formi á innanhúss vefsíðum stofnunar, þannig að á hverjum tíma sé ljóst hvaða tími er laus.
- Verkefnastjórum sem eiga bíl bókaðan er heimilt að semja um ráðstöfun bílsins þann tíma sem hann er bókaður enda sé umsjónarmanni tilkynnt um það (ÞJ).
- Ef árekstur verður eða ágreiningur kemur upp er það forstöðumanns að greiða úr honum með einhliða ákvörðun. Jafnframt áskilur forstöðumaður sér rétt til þess að rifta bókun í undantekningatilfellum þegar náttúruhamfarir eiga sér stað.
Ákvörðun notkunargjalda (gildir frá 1.4.2012):
- Daggjald lítið breytts bíls (KE-988) verður 3000 kr/dag og kílómetragjald 60 kr/km.
- Daggjald milli breytts bíls (HZ-R28) verður 4000 kr/dag og kílómetragjald 60 kr/km.
- Daggjald mikið breytts bíls (RM-454) verður 6000 kr/dag og kílómetragjald 115 kr/km.
- Biðgjald greiðist fyrir bíla sem eru bókaðir en ekki nýttir að sömu upphæð og daggjald.
- Eldsneytiskostnaður er innifalinn í kílómetragjaldi bílanna.
Í sumum tilfellum getur bílaleigubíll verið ódýrasti kosturinn. Stofnunin er aðili að rammasamning Ríkiskaupa um afslátt hjá bílaleigunni Avis (ALP) og Bílaleigu Akureyrar (Höldur). Minnstu bílar þar eru ódýrari en bílar JH.
Forstöðumaður